5 strumenti indispensabili per organizzare idee e progetti

Lavorare sul web a volte può essere stressante: il sovraccarico di informazioni è diventato impressionante, ed è indispensabile usare qualche strumento per organizzare idee e progetti. Ovunque ci sono cose interessanti che meritano di essere salvate ma presto o tardi i bookmark del nostro browser non basteranno a raccogliere tutto in modo efficiente.

Se curi un blog, una newsletter o dei canali social, sai di cosa parlo. Hai presente i ritagli di giornale che si accumulavano ai tempi in cui leggevamo ancora riviste cartacee? Ecco, oggi si tratta di “ritagli digitali” ma il concetto è lo stesso. E ammettiamolo, arriva sempre il momento in cui ci sembra di essere Nanni Moretti in una famosa scena di Aprile, solo che al posto dei ritagli di giornale ci sono decine di tab aperte che prima o poi diventeranno un problema.

Ma come organizzare il nostro materiale digitale in modo da poterlo rileggere con calma oppure rintracciarlo quando dobbiamo citarlo in qualche post? Ovviamente una ricetta magica non c’è, anche perché ognuno di noi organizza il proprio flusso di lavoro diversamente.

Personalmente sono una fan degli strumenti che posso usare direttamente nel browser – magari da tenere aperti in un’altra tab mentre svolgo il mio lavoro. Inoltre mi piacciono quei servizi che possono essere usati sia da desktop che da smartphone, permettendo di accedere alle stesse informazioni su ogni piattaforma. In entrambi i casi il requisito fondamentale è uno solo: poter utilizzare un qualunque metodo di classificazione – tag, cartelle, categorie, ecc.

Ecco quindi la mia lista di strumenti indispensabili per organizzare i miei “ritagli digitali”. Tutti questi servizi e applicazioni sono disponibili gratuitamente o hanno una versione base gratuita, quindi se vuoi provarli non spendi un centesimo.

1. Toby

Da quando ho scoperto questa estensione di Chrome – ma ne esiste una versione anche per Facebook – non riesco più a farne a meno. Toby infatti permette di gestire pagine e link in una modalità diversa dai soliti bookmark. Una volta installata, questa estensione vi permetterà di organizzare tutte le tab che avete aperte in “Collezioni” – provate a pensarle come cartelle. Il risultato? Drastica riduzione delle tab aperte, quindi minore spreco di risorse e meno stress. Quindi in ultima analisi un notevole miglioramento della vostra vita.

Per farvi capire, prima di Toby la mia situazione era più o meno questa:

Mentre dopo ogni cosa è al suo posto:

Oltre alle collezioni Toby permette di utilizzare anche i tag, per rintracciare i contenuti in modo trasversale. Questo tipo di organizzazione è veramente utile, almeno per me. Infatti ogni collezione corrisponde a un progetto – ad esempio questo blog come vedete ha una sua collezione, nella quale archivio tutti gli spunti e le ricerche per i post. Oppure come vedete posso distinguere le risorse che riguardano aspetti diversi del mio lavoro – così i link dei corsi obbligatori per l’Ordine dei Giornalisti sono separati dai link che riguardano il lavoro di comunicazione.

In questo modo quando inizio a lavorare su qualcosa apro la collezione e prendo il “ritaglio digitale” che ho archiviato in precedenza. Ma potrebbero esserci dei contenuti che riguardano più progetti, e in questo caso i tag fanno proprio comodo.

Un’altra cosa interessante è che è possibile creare un proprio account su Toby: in questo modo quando ci spostiamo su un altro computer, basta installare l’estensione in Chrome e tutte le nostre collezioni appariranno come per magia. Se utilizzato sul browser Toby si apre ogni volta che cliccate sul pulsante per creare una nuova tab, così da avere ogni volta una sorta di “menù” dal quale scegliere i vostri contenuti.

Unico problema: per ora non esiste una versione per dispositivi mobili – ma speriamo che arrivi in futuro.

2. Google Keep

Keep è un’applicazione di Google che è un circolazione già da qualche anno. Eppure mi stupisco sempre di quanti utenti ancora non la conoscano. Installata di default su tutti i dispositivi Android, Keep è disponibile anche per iOS e su desktop – sia Windows che Mac – ed è utilizzabile anche come web app direttamente dal browser.

In pratica è una semplice app per prendere appunti, ma proprio la semplicità è il suo punto di forza. Sinceramente per anni ho usato Eventbrite, ma ho sempre fatto fatica ad adattarmi al suo sistema di note, taccuini e tags.

Keep invece è disarmante nella sua semplicità, in pratica è l’equivalente digitale di un post-it. Con un solo tap/click si può creare una nota – breve o lunga, con aggiunta di immagini o audio – assegnare un’etichetta, un colore e se importante metterla in evidenza in modo che appaia sempre in cima alla lista.

Se si dispone di un account Google tutto quello che è salvato in Keep è automaticamente disponibile su tutti i dispositivi sui quali ci siamo autenticati con lo stesso account. Quindi puoi salvare una nota tramite smartphone e poi ritrovarla sincronizzata sul computer di casa. Questa caratteristica è utilissima in tutte quelle occasioni – eventi, conferenze, ecc. – in cui si deve prendere nota rapidamente di qualcosa per poi magari scriverne successivamente.

3. Trello

Trello è un servizio molto conosciuto tra i freelance di tutto il mondo. Si tratta di un task manager, cioè un sistema per organizzare compiti e azioni da svolgere per un determinato progetto. Può essere utile per molti tipi di progetto: dal calendario editoriale alla lista di cose da fare per organizzare un evento. Ma il limite è veramente nella vostra fantasia perché Trello è veramente uno strumento flessibile.

Dato che questo post si basa tutto su metafore analogiche, allora diciamo che Trello è un po’ la versione digitale della cara vecchia lavagna magnetica sulla quale attaccavi idee, note e fasi di un progetto. Su questa bacheca virtuale puoi aggiungere vari oggetti: checklist da spuntare man mano che un progetto avanza, etichette con colori diversi – anche in modalità per daltonici – per identificare gli oggetti al volo, scadenze, immagini.

Il bello è che quello che inserisci su Trello è condivisibile con i tuoi colleghi o collaboratori. Nella versione gratuita è possibile usare tutte le funzioni base: creazione di bacheche, liste e checklist ma anche condivisione con altri membri del tuo progetto, utilizzo di allegati anche da servizi come Dropbox e Google Drive. Inoltre è possibile utilizzare Trello via web su un qualunque browser moderno, ma anche tramite applicazioni dedicate per Windows e Mac e su dispositivi mobili, iOS e Android.

L’altra cosa interessante di Trello è che si tratta di un servizio molto semplice: la filosofia è di offrire solo le funzionalità strettamente necessarie, mentre quelle avanzate – chiamate “Power-ups” vanno aggiunte per ogni singolo progetto. Nella versione gratuita si può usare un solo Power-up per bacheca mentre nelle versioni a pagamento ci si può sbizzarrire. Alcuni power-up sono molto semplici e intuitivi – il calendario, o l’accesso a servizi esterni molto usati – mentre altri sono molto specifici e permettono di integrare funzionalità molto avanzate, dai modelli usati per le campagne di Mailchimp fino ai repository di Github.

4. Pinterest

Ok, questo potrà sembrarvi un uso improprio di Pinterest… ma io lo uso anche come strumento per organizzare le idee in vere e proprie moodboard. La semplicità d’uso e la possibilità di usare Pinterest su tutte le piattaforme sono già due buoni motivi per utilizzarlo. Se poi aggiungete la possibiltà di creare delle board segrete, il gioco è fatto.

Pinterest infatti è utilissimo in tutte quelle fasi di lavoro in cui servono tanti riferimenti visivi da organizzare in modo ordinato. Per fare un esempio, io uso le board segrete in ogni fase preliminare di un progetto: dalle campagne social allo studio preliminare per una nuova immagine coordinata.

Da quando poi è stata introdotta la possibilità di organizzare tutto in sezioni, ecco da allora Pinterest è diventato il mio archivio digitale preferito per tutti i contenuti visuali.

Inoltre mi è capitato molto spesso di avere clienti o collaboratori – più spesso collaboratrici – che avevano già un account Pinterest, con i quali creare board condivise per creare una base comune di riferimenti da utilizzare per un progetto. Le board infatti, pubbliche o private che siano, possono essere collaborative, e questo rende Pinterest uno strumento molto interessante se ad esempio si lavora con qualcuno che non vuole usare nuovi strumenti – ad esempio Trello che forse in Italia non è diffusissimo.

5. Pocket

L’ultimo elemento della mia lista è Pocket, uno strumento che ormai uso da anni e che è utilissimo per tutti quei contenuti che si vogliono conservare nel tempo. Infatti Pocket è l’evoluzione del caro vecchio segnalibro, solo che oltre a memorizzare il link che vuoi conservare, archivia anche una copia della pagina in una versione ottimizzata per la lettura – cioè senza gli elementi grafici inutili. Nella versione Premium – che costa circa 39€/anno – i contenuti sono addirittura archiviati per sempre, e anche se il sito originale dovesse sparire avrai sempre una copia digitale dei tuoi post preferiti.

Anche Pocket permette di organizzare le tue pagine grazie ai tag, per ritrovarle più facilmente. Inoltre offre una versione gratuita che onestamente basta per la maggior parte degli utenti, ed è disponibile via web – gestibile tramite una estensione per browser – o tramite app per le principali piattaforme mobili.

E tu che strumenti usi per organizzare i tuoi “ritagli digitali”? Se hai qualche suggerimento, parliamone nei commenti!  

[Foto di copertina:  Erol Ahmed / Unsplash ]