Perché dovresti avere un calendario editoriale

Il calendario editoriale è il miglior amico del blogger ed è anche uno dei punti cardine di una buona Digital Strategy. Organizzare la pubblicazione dei propri contenuti in base a un calendario prestabilito permette infatti di ottimizzare i tempi e mantenere sempre aggiornato il proprio blog e i canali social.

Sì perché se vuoi usare un blog per promuovere il tuo lavoro o il tuo brand, e non solo come semplice diario personale, allora la quantità e la frequenza dei contenuti pubblicati è di vitale importanza. E un’accurata programmazione è il miglior modo per cominciare.

Inoltre se vuoi portare il tuo blog a un livello professionale, sicuramente starai utilizzando attivamente i canali social, e sicuramente avrai già sperimentato che non è sempre possibile – e nemmeno consigliabile – gestire tutto in tempo reale.

Attenzione: un calendario editoriale non è tutto.

Il calendario è solo parte di un piano di Digital Strategy in cui hai individuato ad esempio target e tipologia di contenuti. Insomma devi sapere cosa vuoi comunicare e a chi.

Inoltre questo approccio è utilissimo per un blog personale o per un professionista, ma se sei un’azienda e magari vendi i tuoi prodotti sul web, occorre lavorare con strategie diverse. In questo caso magari puoi scegliere di concentrarti sui funnel di vendita o – ancora meglio – sul customer journey e costruire contenuti specifici per le differenti fasi da distribuire in modo automatizzato.

I vantaggi dell’utilizzo di un calendario editoriale sono tantissimi, tra cui:

• controllare tutti i canali con un unico colpo d’occhio: blog, social, newsletter e anche le attività offline
• tenere traccia delle attività dei collaboratori e di suddividere i compiti in modo efficiente
• rendere più agevole la creazione dei contenuti, programmando e ottimizzando i tempi
• distribuire le diverse tipologie di contenuti in base alla propria strategia di marketing – perché hai una strategia vero?
• individuare scadenze precise per i contenuti particolarmente urgenti o dipendenti dal fattore tempo (eventi speciali, annunci, campagne stagionali, ecc.)

Il calendario editoriale: gli strumenti

Per creare un calendario editoriale potete usare qualunque strumento, dal semplice foglio di carta fino al foglio di calcolo, passando da software e plug-in dedicati.

Scegliete in base alle vostre esigenze, budget e soprattutto al numero di persone che volete coinvolgere – con alcuni strumenti è difficile lavorare in condivisione. Inoltre un buon calendario deve avere sempre più fogli – se è cartaceo o se si tratta di un foglio di calcolo – o più viste – nel caso di software. Deve cioè fornire una visione generale – annuale, mensile o trimestrale – ma anche una più dettagliata – settimanale o anche giornaliera.

Le tipologie di strumenti si possono riassumere in 3 gruppi:

• Software e plug-in: suite dedicate, spesso a pagamento, per organizzare e programmare i contenuti su vari canali. In questa categoria rientrano anche i plug-in per CMS come WordPress.
• Fogli di calcolo da usare online o offline
• Calendari cartacei

Ho testato vari strumenti e plug-in per WordPress, e spesso mi sono adeguata ai sistemi utilizzati dai clienti. Ogni strumento ha i suoi pro e i suoi contro, e non è semplice eleggere il sistema perfetto.

Per progetti non troppo complessi un foglio di lavoro, meglio se condiviso su una piattaforma come Google (o in alternativa Zoho) è un ottimo sistema. Sono strumenti semplici ma flessibili, personalizzabili e da usare in condivisione. Spesso inoltre i clienti e collaboratori hanno già un account, e questo rende più semplice l’integrazione in workflow preesistenti. Infine piattaforme come Google e Zoho sono gratis, almeno nella versione base, adatti a budget ridotti ma facilmente scalabili.

Se hai un solo blog che gestisci in totale autonomia e sei a tuo agio con carta e penna, allora puoi usare anche un semplicissimo calendario cartaceo. In rete ci sono tantissimi modelli di calendario editoriale – gratuiti o a pagamento – pronti da scaricare.

I primi passi: cosa inserire nel tuo calendario

Prima o poi ogni blogger si trova davanti alla fatidica domanda: cosa pubblicare? Chi sta creando un blog da zero non sa letteralmente da dove partire – ma anche i blogger più esperti prima o poi esauriranno la propria vena creativa.

Se non avete già una strategia ora è il momento di crearne una. Perché è difficile creare contenuti se prima non sapete quali sono i vostri obiettivi e il vostro pubblico. Se invece avete già individuato i vostri interlocutori e il vostro ambito, allora il resto dovrebbe essere relativamente facile.

Il primo passo in questi casi consiste nel fare una lista di argomenti che ritenete interessanti per i vostri lettori. Se scrivete di moda potreste pensare a post sui trend di stagione, ma anche interviste a designer, stylist e altri professionisti del settore. Se volete scrivere di web marketing e SEO gli argomenti saranno più tecnici, ad esempio l’importanza delle keyword o delle analytics.

Ora che avete una lista di cose di cui volete parlare potete riflettere sulla tipologia di contenuti che volete creare. Perché ci sono tanti modi per coinvolgere i vostri lettori: i post con le proprie riflessioni sono sicuramente il fulcro di un blog personale, ma per un brand o un’azienda la questione è diversa. Quindi individuate i tipi di contenuto più adatti: interviste, tutorial, recensioni ma anche reportage “dietro le quinte” e ancora news, consigli, classifiche… e qualunque cosa vi venga in mente.

Non dimenticare: un calendario serve solo se è adatto alla vostra strategia.

Avete sviluppato dei segmenti, dei profili utente o delle personas? Allora costruite dei calendari o meglio dei “piani” ad hoc per ogni segmento o persona.

Se la vostra strategia si basa soprattutto sulle newsletter o altri strumenti di automation, allora il vostro calendario non sarà lineare ma in un certo senso sarà “perpetuo”, e organizzato non su date ma – ad esempio – sulle fasi del vostro funnel.

Segna anche tutte le date importanti per il tuo pubblico: festività – se hai un sito di e-commerce questo è veramente fondamentale – ma anche fiere di settore o eventi importanti – la Milano Fashion Week se scrivi di moda, il Salone del Libro di Torino se scrivi di letteratura – sono tutti ottimi spunti per scrivere post. Anche gli anniversari di eventi importanti e i compleanni di personaggi storici o famosi potrebbero essere un altro elemento da inserire in un calendario e ottime scuse per postare foto o citazioni a tema.

Il mix di contenuti e la frequenza

Ora che hai individuato argomenti e tipologia di contenuti puoi iniziare a pensare al tuo mix e alla frequenza di pubblicazione per il tuo calendario editoriale.

Ad esempio potete decidere di pubblicare sul tuo blog 3 contenuti ogni settimana, e una volta individuati i giorni giusti per la pubblicazione avrai già riempito almeno parzialmente alcune caselle del tuo calendario.

Per i social puoi decidere di inserirti sulla scia di hashtag precisi – su twitter hashtag come #ThrowBackThursday e #FollowFriday, su Instagram per gli hashtag con i giorni della settimana avete solo l’imbarazzo della scelta. Oppure potete lanciare il vostro hashtag – come ha fatto Lonely Planet Italia con il suo #ScappoA del lunedì.

Il mio consiglio è quello di individuare almeno per qualche contenuto una cadenza fissa. In questo modo potrai trovare una certa regolarità nella creazione dei contenuti e al tempo stesso abituerai i lettori ad aspettarsi almeno alcuni appuntamenti ricorrenti. Ad esempio: la lista dei libri in uscita ogni mese, oppure i trend di stagione presentati durante una fashion week.

Se in base all’esempio precedente hai deciso di pubblicare 3 volte alla settimana, il tuo mix potrebbe essere composto di un post personale, una recensione e una lista di consigli.

Segui il calendario!

L’aspetto più importante del calendario, almeno per me, è che obbliga a organizzarsi. Quando segui più di un blog, vari canali social personali e quelli dei clienti, è infatti indispensabile avere una qualche forma di organizzazione. Con un calendario una lista di contenuti diventa “solo” una serie di compiti su una lista. E io sono una fan delle “to-do-list”, forse il mio strumento preferito per la produttività.

Se poi produci molti contenuti visivi, ad esempio video e foto, impostare delle scadenze e organizzare il lavoro è veramente fondamentale. Infatti per questo tipo di contenuti occorre partire per tempo per reperire materiale – ad esempio oggetti e accessori per lo styling, o attrezzatura per la ripresa. Comunque, la ricerca di immagini – gratis o a pagamento – è un’attività che può richiedere molto tempo, e che è bene pianificare in anticipo.

Un consiglio: nei miei calendari aggiungo sempre una colonna da riservare alle note. Le note possono riguardare di tutto: quali persone coinvolgere o intervistare, gli elementi visuali – banner, immagini, video – da creare o reperire in rete, ma anche idee e appunti.

Una volta creati i contenuti puoi programmare la pubblicazione con il tuo strumento preferito. Ormai sono moltissimi gli strumenti gratis o a pagamento che permettono di programmare la pubblicazione su blog e social, e sono strumenti indispensabili per mantenere i tuoi canali sempre aggiornati.

Inoltre aggiungo sempre una pagina con il dettaglio dei contenuti, soprattutto per i post del blog. In una colonna l’argomento, in un’altra le keywords, quindi i contenuti grafici da trovare/creare o i link a quelli esistenti – ad esempio una foto – e alla fine eventuali link da inserire nel testo o eventuali pagine che mi servono per documentazione. In questo modo scrivere il post sarà più semplice. Infine lascio sempre una colonna per lo stato del post, indicando se è ancora in stato di bozza, se è terminato o se è pubblicato.

Usi un calendario editoriale? Che strumenti usi per gestire i tuoi canali? Lascia un commento e raccontami la tua esperienza nei commenti!

Foto di copertina di Brooke Lark per Unsplash