Freelance: come scrivere un preventivo

Come scrivere un preventivo? Ecco una domanda che ogni freelance si è posto, non solo all’inizio della propria attività. Questo vale soprattutto per quei freelance/professionisti che lavorano nel mondo della creatività e non appartengono a nessun ordine: web designer, esperti di web marketing, illustratori e consulenti digitali di ogni genere.

Se la stesura del preventivo ti mette ansia, devi sapere che non sei un caso isolato. Molti di noi – me compresa – fanno veramente fatica a scrivere la propria proposta in modo chiaro ed efficace, anche dopo molti anni di lavoro. Sì, perché un preventivo non è qualcosa che crei una volta per tutte, ma un documento che cambia in base alle esigenze e alle esperienze – positive e negative – e come ogni strumento ogni tanto ha bisogno di una messa a punto.

Lo zen e l’arte della scrittura del preventivo

Se non hai mai scritto un preventivo o se pensi che quelli che stai inviando sono poco efficaci, ti consiglio prima di tutto di ritagliarti un po’ di tempo per fare una riflessione: elimina ogni distrazione, prendi carta e penna e inizia a fare chiarezza su alcuni punti fondamentali, senza farti prendere dal panico. Di seguito troverai alcuni punti fondamentali sui quali concentrarti.

Prova ad adottare il punto di vista del cliente

Quali sono le cose che vorrei trovare in un preventivo? Quali informazioni potrebbero aiutarmi a scegliere tra più proposte?

Un cliente esperto probabilmente avrà bisogno solo di cifre precise, termini e condizioni, mentre un cliente che non sa nulla del tuo ambito di lavoro forse avrà bisogno di una proposta più articolata.

Valuta anche la complessità del progetto: scrivere un breve testo su un argomento fornito dal cliente probabilmente richiede poche informazioni, mentre creare una content strategy è una questione complessa, che richiede alcune scelte da motivare – in che modo condurre la ricerca? Il contenuto sarà multilingua?

Lavora a una proposta e non a un semplice preventivo

Un preventivo può contenere soltanto una serie di cifre e le modalità di fatturazione e in molti casi è tutto ciò che il cliente si aspetta. Ma quando si tratta di progetti più ambiziosi o complessi è necessario strutturare una vera e propria proposta, cioè un documento più articolato nel quale hai l’opportunità di presentare la tua soluzione con tutti i pro – ed eventuali contro – e descrivere nel dettaglio il tuo approccio.

Quanto e cosa scrivere? Trovare un equilibrio può essere molto difficile: i dettagli dovrebbero essere sufficienti per far capire la tua visione senza “svendere” o peggio “regalare” il proprio lavoro.

Come eroghi il tuo servizio?

Questo è un punto fondamentale per capire come strutturare e scrivere un preventivo e dare il giusto valore al tuo lavoro. Si tratta di un pacchetto completo da tariffare a forfait o in base alle ore lavorate? Sarà effettuato a distanza o ci saranno trasferte?

Come deve essere strutturata la tua proposta?

Se hai fatto chiarezza sull’erogazione del servizio allora dovresti essere in grado di definire le varie fasi di lavoro e tutte i passaggi necessari per stabilire priorità e competenze. Cerca di articolare bene ogni fase: ad esempio se stai realizzando un sito web ci sarà una fase di design, una di sviluppo e una di test; se stai preparando un piano di strategia digitale dovrai prevedere almeno una fase di ricerca, una di stesura del piano e una di monitoraggio.

Elencare le diverse fasi è importante per due motivi:

• Ti permette di avere un’idea più chiara del tempo necessario per erogare il tuo servizio e di calcolarne il valore;
• Ti permette di giustificare lo stesso valore: non tutti i clienti sanno ad esempio cosa vuol dire realizzare un sito o scrivere un piano di web marketing e non sempre immaginano la quantità di lavoro necessaria per realizzare un progetto; se lo scrivi in modo chiaro tutto questo sarà invece evidente.

Come scrivere un preventivo efficace?

Non esiste un modello perfetto per scrivere un preventivo adatto a tutte le occasioni. Esistono però delle caratteristiche che ogni buon preventivo deve assolutamente avere. In particolare questo tipo di documenti deve essere:

• Trasparente: il potenziale cliente deve capire esattamente cosa stai proponendo, non ci devono essere ambiguità di nessun tipo; non dare per scontato nessun aspetto e specifica ogni dettaglio in modo accurato;
• Chiaro: evita il linguaggio troppo tecnico, a meno che il contesto non lo richieda; infatti non tutti i clienti conoscono il significato di termini come “programmatic marketing”, “bidding” o la differenza tra Plesk e Cpanel, quindi in alcuni casi meglio semplificare e magari allegare le specifiche tecniche in un documento allegato.
  Evita anche il “legalese” dove non strettamente necessario, inserendo i riferimenti di legge in aree specifiche della proposta.
• Completo: il preventivo deve includere tutti gli elementi necessari per il tuo settore di attività e per il tuo regime fiscale – se hai un dubbio un/una commercialista potrà aiutarti;
• Conciso: se ci sono degli aspetti da approfondire, meglio creare un documento a parte, distinguendo la proposta o le specifiche di progetto dal preventivo vero e proprio;
• Equo: quando scriviamo un preventivo spesso ci preoccupiamo di essere competitivi e – soprattutto all’inizio – facciamo fatica a dare il giusto valore al nostro lavoro; assicurati di aver dato il giusto valore al tuo lavoro e chiedi aiuto al/la commercialista per calcolare bene a quanto ammonterà il netto di quanto incassato.
• Efficace: in fondo il nostro obiettivo è la vendita del nostro servizio e un buon preventivo è un’ottimo biglietto di presentazione per qualsiasi potenziale cliente. La scrittura, l’impaginazione, la presentazione sono tutti elementi che possono fare la differenza.

Crea il tuo modello…

Per cominciare a scrivere un preventivo per prima cosa crea un modello di documento da utilizzare come base: questo ti permetterà di avere un documento da riutilizzare in futuro. Puoi personalizzare la tua proposta con un’immagine in linea con quella del tuo brand, così da presentarti da subito in modo professionale.

Ti consiglio di cominciare creando una scaletta con tutte le sezioni che intendi sviluppare, personalmente prevedo sempre alcune sezioni fondamentali:

• Proposta: è la parte del documento che contiene il brief di progetto e tutte le specifiche necessarie per poi scrivere un preventivo vero e proprio con varie sotto-sezioni:
  • Brief: le informazioni necessari per realizzare il progetto e tutti i dettagli forniti dal cliente che possono essere utili per fornire una quotazione.
  • Priorità e obiettivi: cosa vuole ottenere il cliente con questo progetto/servizio? Ci sono delle priorità o un’articolazione in fasi successive?
  • Situazione attuale: descrivere sinteticamente la situazione di partenza può essere una buona idea soprattutto quando si lavora su qualcosa che esiste già – un sito web, canali social già attivi, ecc.
    Questa è l’occasione per evidenziare eventuali criticità che potresti risolvere. Questo tipo di analisi dimostra anche che hai fatto ricerche approfondite e il preventivo è stato adattato alle esigenze del cliente.
  • Servizi: elenca i servizi richiesti, specificando in che modo lavorerai, con quali tempistiche e quali sono le risorse interne ed esterne coinvolte. Non dimenticare eventuali costi aggiuntivi che saranno a carico del cliente: hosting, software a pagamento, budget per attività di advertising, ecc.
  • Servizi opzionali: aggiungere eventuali servizi aggiuntivi, non richiesti nel brief ma utili per ottenere un risultato ottimale – ad esempio un servizio fotografico professionale oppure il supporto di un copywriter. In questa lista puoi aggiungere anche servizi non forniti direttamente da te ma da collaboratori esterni.
  • Ulteriori sviluppi: valuta se inserire eventuali idee per un ulteriore sviluppo del progetto. Ad esempio: dopo la messa online di un e-commerce potresti proporre al cliente di valutare una campagna di social advertising.
  • Termini e condizioni: questa è una sezione molto importante perché ti permette di specificare le condizioni per la collaborazione, ad esempio gli obblighi del cliente e quali informazioni dovrà fornire, come l’accesso a server o account social o eventuale documentazione.
  • Privacy, riservatezza e copyright: se il tuo servizio prevede la gestione di dati delicati prevedi una sezione relativa alla privacy o eventuali clausole di riservatezza; stabilisci anche in anticipo tutto ciò che riguarda la proprietà intellettuale del tuo lavoro.
• Preventivo: questa è la parte dedicata alle condizioni economiche del tuo lavoro. Aggiungi tutti i dettagli necessari come la modalità di tariffazione – una tantum o periodica – e suddividi ogni servizio in modo da fornire informazioni trasparenti. Specificare cosa include ciascuna voce è importante per evitare eventuali contestazioni.
  • Modalità e condizioni di pagamento: indica in che modo sarà fatturato il lavoro – anticipi, saldi, ecc. – e le modalità di pagamento;
  • Validità dell’offerta: il tuo preventivo non sarà valido all’infinito, quindi prevedi un termine per la tua offerta dopo la quale sarà eventualmente necessario rivalutare la quotazione;
  • Recesso: la collaborazione potrebbe doversi interrompere per qualunque motivo, quindi sarebbe bene prevedere le modalità per un eventuale recesso – anticipo, penali, ecc.

Per creare il documento puoi usare lo strumento che preferisci, anche un semplice file di Word, Pages o di Google Drive. Se ti occupi di grafica forse vorrai successivamente impaginare la versione definitiva con un software professionale come InDesign, ma io preferisco sempre dividere la parte di stesura da quella dell’impaginazione.

… oppure usa il modello gratuito di Kikaweb!

👉 Se non vuoi partire da zero ho creato uno strumento semplice e gratuito per aiutarti 👈

In pratica è una sorta di guida per aiutarti a chiarire le idee e scrivere la tua proposta. Non c’è nessuna personalizzazione grafica, proprio per permetterti di concentrarti sulla struttura e i contenuti del documento.

Di cosa si tratta?

Il modello è un semplice documento di Google Drive che potrai copiare e salvare sul tuo account o scaricare per modificarlo con il software che preferisci.

Puoi ovviamente inserire il tuo logo e usare i tuoi colori oppure usarlo senza ulteriori modifiche grafiche e importare il contenuto nell’applicazione che preferisci per un’impaginazione più elaborata.

Come funziona?

Per usare il tuo documento basta accedere tramite il link e creare una copia sul tuo Google Drive. In alternativa puoi scaricare direttamente il file in formato Word (.docx).

Segui le istruzioni che trovi nella copertina del documento ed effettua tutte le modifiche necessarie.

Posso usarlo e condividerlo liberamente?

Il modello è utilizzabile senza bisogno di chiedere alcuna autorizzazione. Inoltre puoi condividerlo o modificarlo e ridistribuirlo a tua volta. In questo caso ti chiedo di mantenere un link al documento originale.